Paramétrer les factures et l'export comptable

Les réglages des factures se trouvent dans Paramètres > Facture. Les tarifs se règlent à part, dans Paramètres > Tarifs Cantine, Tarifs garderie et Tarifs ALSH.

Un changement de paramètre s'applique aux prochaines factures générées. Pour l'appliquer à un brouillon existant, régénérez-le.

Format et contenu des factures

• Format de facture : le gabarit utilisé pour les factures PDF. Facture (par défaut) convient à la plupart des établissements. Le format DGFiP - ASAP ORMC V5 n'est pas encore disponible : il le sera dans une prochaine version.
• Descriptions de la cantine et de la garderie : le texte de chaque ligne de facture, construit avec des variables.

• Coupon et modalités : un coupon détachable et vos modalités de paiement, masqués une fois la facture payée.
• Textes libres : un Texte en-tête et un Texte pied de page, affichés sur chaque facture.
• Logo : affiché en haut à gauche de la facture (JPG, PNG, WebP ou BMP, 500 Ko maximum).

Échéance

La Règle d'échéance fixe la date limite de paiement :

• Un jour fixe du mois suivant la période facturée : avec 10, la facture de septembre est à régler avant le 10 octobre ;
• Un nombre de jours après l'émission.

Les factures déjà émises gardent leur échéance.

Pénalités de retard

Cochez Activer les pénalités de retard pour ajouter automatiquement une pénalité aux factures impayées après leur échéance :

• Montant de la pénalité : le montant ajouté à chaque fois ;
• Récurrence : une pénalité s'ajoute tous les X jours tant que la facture reste impayée ;
• Délai après l'échéance : le nombre de jours avant la première pénalité ;
• Délai de grâce : quelques heures de tolérance avant chaque pénalité ;
• Plafond maximum : les pénalités s'arrêtent à ce montant (0 = pas de plafond) ;
• Mode de facturation : Sur la prochaine facture (N+1) ou Sur la facture en cours (N).

Ne changez pas le mode de facturation des pénalités en cours d'année scolaire.

Montant minimum de facturation

Avec Activer le montant minimum de facturation, une facture trop petite n'est pas émise : elle est reportée et ajoutée à la prochaine facture de la famille.

Coordonnées bancaires des familles

Cochez La collectivité accepte les coordonnées bancaires des familles pour que les familles saisissent leur RIB depuis leur compte, et que vous puissiez le gérer depuis leur fiche (Gérer les coordonnées bancaires). Les RIB et mandats SEPA sont repris dans l'export comptable.

Si possible, saisissez plutôt les coordonnées bancaires directement dans votre logiciel comptable. Elles sont chiffrées dans ResaSuite, mais restent visibles si un compte est piraté.

Paiement en ligne et logiciel comptable

Ces connexions se configurent depuis le menu de votre compte, rubrique Applications tierces :

• Paiement en ligne : Stripe ou PayFiP (la régie de la DGFiP). Une fois configuré, les familles paient leurs factures depuis leur espace.
• Comptabilité : Berger Levrault (Gestion Financière) ou Cosoluce Corail.

D'autres applications sont proposées sur demande depuis la même page.

Exporter vers votre logiciel comptable

Ouvrez Facturation > Export comptabilité :

• Titres individuels : choisissez le mois avec Exporter le mois de. Les factures en brouillon, annulées ou déjà payées ne sont pas reprises.
• Titre global : proposé avec Berger Levrault quand la régie est configurée. Choisissez les dates Du et Au : la période porte sur la date d'encaissement des paiements, pas sur la date des factures.

Cliquez sur Valider pour télécharger le fichier. Si des points sont à vérifier avant l'export, ils s'affichent d'abord : corrigez-les puis relancez, ou cliquez sur Exporter quand même.

N'exportez pas deux fois le même mois : ResaSuite ne marque pas les factures exportées, elles seraient importées deux fois dans votre logiciel comptable.