Comptes des familles et des élèves

Gestion des comptes rassemble les élèves, les parents et l'équipe de votre établissement. C'est ici que vous créez les comptes, validez les inscriptions et reliez chaque élève à ses parents.

Les rubriques d'une fiche élève dépendent des services utilisés par votre établissement. Par exemple, sans garderie, vous ne verrez pas de tarif garderie. C'est normal, inutile de créer un ticket.

Les onglets

• Tableau de bord : ce qui demande une action de votre part.
• Élèves : la liste des élèves actifs.
• Parents : la liste des parents.
• Administrateurs : l'équipe de l'établissement.
• Désactivés : les comptes désactivés, par exemple les élèves qui ont quitté l'établissement.

Le tableau de bord

Le tableau de bord liste les comptes à compléter :

• Élèves sans parent : tant qu'un élève n'est relié à aucun parent, il n'est pas facturé. Reliez-le à ses parents depuis sa fiche.
• Élèves sans classe : attribuez-leur une classe pour qu'ils apparaissent au bon endroit dans les présences.
• Inscriptions en attente : les comptes créés par les familles. Cliquez sur Vérifier, contrôlez les informations, puis sur Valider l'inscription.

Créer un compte

Le bouton Nouveau compte propose de créer :

• un Parent : renseignez son identité et ses coordonnées. Le champ Tiers sert au lien avec votre logiciel de comptabilité. Cochez Envoyer un email d'invitation pour que le parent reçoive un e-mail l'invitant à créer son mot de passe.
• un Élève : voir la fiche élève ci-dessous.
• un Employé, si cette option est activée pour votre établissement.

Les familles peuvent aussi créer leur compte elles-mêmes. Elles apparaissent alors dans les Inscriptions en attente du tableau de bord.

La fiche élève

La fiche élève regroupe :

• L'identité : genre, nom, prénom, date de naissance, et la Classe.
• L'alimentation : le régime alimentaire et les allergies, visibles par l'équipe au moment du service.
• Le tarif : le tarif cantine, le tarif garderie et le quotient familial, utilisés pour la facturation.
• Autre : le bus, les conditions médicales et une note libre.
• Les modules accessibles, si cette option est activée : les services que la famille peut réserver pour cet élève.

Relier l'élève à ses parents

Dans Relations familiales, ajoutez un parent déjà inscrit ou créez-en un nouveau.

La colonne Facturation désigne le parent qui paie :

• Un parent est marqué « Oui » : toutes les factures de l'élève lui sont adressées.
• Aucun parent n'est marqué : les factures vont au premier parent actif dont le compte est confirmé. Si une garde alternée est configurée, elles sont réparties selon les jours de garde de chaque parent.

Pour les enfants en garde alternée, voir Configurer une garde alternée.

Les contacts

Dans Contacts, ajoutez les personnes à prévenir ou habilitées à venir chercher l'enfant : lien avec l'enfant, nom et téléphone. Cochez :

• Contact d'urgence pour les personnes à appeler en priorité ;
• Autorisé à récupérer l'enfant pour les personnes qui peuvent venir le chercher.

Réservations automatiques et demandes

• Réservations automatiques > Gérer : les réservations qui se répètent chaque semaine pour la cantine ou la garderie.
• Demandes : les demandes envoyées par les familles au sujet de l'élève.

Quand un élève quitte l'établissement

Utilisez Désactiver sur sa fiche. L'élève passe dans l'onglet Désactivés et son historique (réservations, factures) est conservé. Vous pouvez le réactiver à tout moment.

Préférez toujours Désactiver à Supprimer. La suppression est définitive.

La fiche parent

Depuis la fiche d'un parent, vous pouvez :

• activer ou retirer l'accès aux réservations de repas ;
• mettre à jour son adresse ;
• voir ses enfants, et Dissocier un enfant qui ne doit plus lui être rattaché ;
• Gérer les coordonnées bancaires, si cette option est activée dans vos Paramètres.

Questions fréquentes

Un parent n'a pas reçu l'e-mail d'invitation.

Demandez-lui de vérifier ses courriers indésirables, et consultez Mails pour voir si l'e-mail est bien parti.

Un parent ne voit pas son enfant.

Vérifiez sur la fiche de l'élève, dans Relations familiales, que le parent est bien relié à l'enfant, et que l'inscription de l'élève est validée.

Un élève n'apparaît pas dans la facturation.

Vérifiez qu'il est relié à au moins un parent : les élèves sans parent ne sont pas facturés.