Écrire aux familles par e-mail

ResaSuite envoie automatiquement de nombreux e-mails (invitations, factures, réponses aux tickets...). Vous pouvez aussi écrire vous-même aux familles, et programmer des rappels. Ces fonctions sont réservées aux administrateurs.

Vérifier qu'un e-mail est bien parti

Mails, dans le menu, conserve l'historique des e-mails envoyés par ResaSuite pour votre établissement : date, destinataire, sujet et type (facture, ticket, vérification de compte, envoi groupé...).

• Délivré indique si l'e-mail est arrivé dans la boîte du destinataire (Reçu ou Non reçu).
• Statut indique s'il a été ouvert (Lu ou Non lu).
• Erreur donne la raison d'un échec, par exemple une adresse invalide.

Une famille dit ne pas avoir reçu un e-mail ? Cherchez-le ici. S'il est Reçu, demandez-lui de regarder ses courriers indésirables. En cas d'Erreur, vérifiez son adresse dans Gestion des comptes.

Envoyer un e-mail aux familles

1. Dans Mails, cliquez sur Envoyer un e-mail.
2. Adresse de réponse : l'adresse qui recevra les réponses des familles. Votre adresse est proposée par défaut.
3. Groupes : cochez une ou plusieurs classes pour écrire aux parents de leurs élèves. Ne cochez rien pour écrire à toutes les familles de l'établissement.
4. Saisissez le Sujet et le Message, puis cliquez sur Valider.

Le sujet doit compter de 4 à 15 mots. Pour que l'e-mail ne finisse pas dans les indésirables :

• un sujet trop chargé en majuscules est reformaté automatiquement ;
• les mots qui font classer un e-mail en indésirable sont refusés, par exemple « urgent », « important », « paiement », « gratuit », ainsi que les signes « ! », « % » et « € ».

Programmer des rappels

Paramètres > Mails permet de programmer jusqu'à 3 e-mails automatiques. Cliquez sur + Nouveau mail puis choisissez :

• Type : Rappel cantine, Rappel garderie, Rappel cantine & garderie, ou Personnalisé ;
• Fréquence : Hebdomadaire (choisissez le Jour de 1 = lundi à 7 = dimanche), Mensuel (jour du mois, de 1 à 28) ou Unique (choisissez la Date) ;
• Sujet et Heure d'envoi. Une heure après 19 h donne de meilleurs taux d'ouverture.

Pour un rappel, laissez Contenu vide : ResaSuite rédige un message qui invite à réserver, avec la période concernée (la semaine ou le mois suivant) et les dates limites de réservation.

Cochez Désactiver pendant les vacances scolaires pour ne pas envoyer le rappel quand toute la période concernée est fermée (voir les fermetures dans Paramétrer la cantine).

Les rappels sont actifs dès leur création. Un mail Personnalisé est d'abord validé par l'équipe ResaSuite avant d'être envoyé.

Les e-mails programmés partent à toutes les familles de l'établissement.