Envoyer les factures et suivre les paiements

Une fois vos factures validées (voir Créer les factures du mois), il reste à les envoyer aux familles et à suivre leur règlement.

Envoyer les factures par e-mail

1. Ouvrez Facturation > Envoi par mail.
2. Email : l'adresse à laquelle les familles pourront répondre. Votre adresse est proposée par défaut.
3. Facturation du mois de : le mois de la période facturée.
4. Type d'envoi : Factures pour un premier envoi, Relance pour relancer les factures non réglées.
5. Cliquez sur Valider.

L'envoi se fait en arrière-plan. Seules les factures validées et non payées sont envoyées : les brouillons ne partent jamais, pensez à les valider avant. Les factures déjà payées sont ignorées.

Pour envoyer une seule facture, utilisez ⋯ > Envoyer la facture sur sa ligne, dans l'onglet Factures.

Vous pouvez vérifier l'envoi dans Mails, qui conserve l'historique des e-mails envoyés.

Les statuts d'une facture

Les paiements en ligne

Si le paiement en ligne est configuré pour votre établissement (PayFiP ou Stripe, voir Paramétrer les factures et l'export comptable), les familles paient depuis leur espace. La facture passe automatiquement à Payée, avec la date et le moyen de paiement. Vous n'avez rien à saisir.

Le parcours côté famille est décrit dans Payer mes factures en ligne.

Enregistrer un paiement reçu

Pour un chèque, des espèces, des CESU, un virement ou un paiement de la CAF, ouvrez la facture puis remplissez Ajouter le paiement :

• Montant payé : prérempli avec le reste à payer. Saisissez un montant plus petit pour un paiement partiel.
• Moyen de paiement : Chèque, Espèces, CESU, CAF, Virement bancaire, Carte bancaire, Prélèvement ou Autre.
• Commentaire : par exemple le numéro du chèque.
• Date de paiement : aujourd'hui par défaut.

Un paiement partiel passe la facture à Partiellement payée. Les paiements s'additionnent : la facture passe à Payée quand le reste à payer atteint 0.

Prélèvement par votre logiciel comptable : le prélèvement se fait hors de ResaSuite. Enregistrez le paiement sur la facture, sinon elle reste impayée dans ResaSuite.

Le formulaire n'apparaît que sur une facture validée : un brouillon ou une facture annulée ne peut pas recevoir de paiement.

Suivre les impayés

L'onglet Impayées liste les factures validées qui restent à régler. Pour relancer les familles, utilisez Envoi par mail avec le type d'envoi Relance.

Si les pénalités de retard sont activées, elles s'ajoutent automatiquement aux factures en retard. Sur une facture, Recalculer met la pénalité à jour et Supprimer la pénalité l'annule : elle ne sera plus appliquée ni reportée.

La page Paiements

Gestion > Paiements liste tous les paiements, en ligne ou saisis à la main : référence, parent, montant, moyen, date et statut. Un paiement en ligne en attente ou abandonné n'a pas réglé la facture : seule une facture Payée est réglée.

Exporter les factures et les paiements

En bas de l'onglet Factures, pour la période affichée :

• Exporter en PDF : la liste des factures.
• Factures de la période (PDF) : toutes les factures dans un seul fichier, pour l'impression.
• Paiements (PDF) : les paiements encaissés entre deux dates, présentés en liste ou par type de paiement, triés par date de paiement ou par numéro de facture.
• Exporter en Excel, selon la configuration de votre établissement.

Questions fréquentes

Une famille dit avoir payé, mais la facture reste impayée.

Cherchez le paiement dans Gestion > Paiements. S'il est en attente ou abandonné, le paiement n'a pas abouti. Si la famille a payé autrement (chèque, virement), enregistrez le paiement sur la facture.

Une famille n'a pas reçu sa facture.

La facture est visible dans son espace dès sa validation. Vérifiez dans Mails que l'e-mail est bien parti, et demandez à la famille de regarder ses courriers indésirables.