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Collecte de documentsFormaly · pour les bureaux de visas, les cabinets et tous les services qui reçoivent des dossiers de leurs clients.
Les pièces de vos clients, complètes sans une seule relance par e-mail.
Vos clients déposent leurs demandes et leurs pièces justificatives sur un portail sécurisé à votre nom. Vous contrôlez chaque document, réclamez ce qui manque en un clic et suivez tous les dossiers au même endroit.
Sans carte bancaire. Ensuite à partir de 149,00 € HT par mois, 5 Go, utilisateurs et clients illimités inclus.
Constituer un dossier ne devrait pas prendre dix e-mails et trois relances.
- Des pièces éparpillées entre la boîte mail, WeTransfer et WhatsApp.
- Des dossiers incomplets, découverts au moment de les traiter.
- Des passeports et justificatifs qui circulent en pièce jointe, sans contrôle.
- Personne ne sait qui s'occupe de quel dossier, ni où il en est.
- Un portail unique où chaque client dépose sa demande et ses pièces.
- La liste des pièces attendues, affichée au client avant qu'il n'envoie.
- Des fichiers chiffrés, hébergés en France, effacés au terme que vous fixez.
- Chaque demande a un statut et un responsable, visibles de toute l'équipe.
Du formulaire au dossier complet
Trois étapes, et plus aucune pièce qui se perd entre deux e-mails.
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1
Vous créez le formulaire
Un formulaire par type de demande : les informations à saisir et la liste des pièces justificatives, à déposer en ligne ou à vous remettre.
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2
Le client dépose
Depuis votre portail, il remplit la demande et joint ses pièces, depuis un ordinateur ou une photo prise au téléphone. Il peut enregistrer un brouillon et revenir plus tard.
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3
Vous validez
Vous contrôlez chaque pièce, refusez celle qui ne va pas avec un motif, et clôturez la demande. Le client est prévenu à chaque étape.
Un portail de dépôt de documents à votre nom de domaine.
Vos clients déposent leurs pièces sur demandes.votre-site.fr, pas sur un site tiers. Ils retrouvent toutes leurs demandes, voient ce qui manque et vous écrivent depuis la demande concernée.
- La liste des pièces attendues, avant même le premier envoi
- Un brouillon enregistré, à compléter plus tard
- Plusieurs collaborateurs par société cliente, gérés par leur responsable si vous l'autorisez
Tout ce qu'il faut pour gérer les demandes de vos clients, de la collecte à la clôture.
Un formulaire en ligne avec ses pièces justificatives.
Visa touriste pour l'Inde, visa affaires pour la Chine, ouverture de compte : chaque type de demande a son formulaire, que vous construisez vous-même, sans développeur.
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Champs
Huit types de champsTexte court ou long, date, nombre, e-mail, téléphone, liste de choix, case à cocher.
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Pièces
En ligne ou à remettreUn scan à déposer, ou un original envoyé par courrier que vous cochez à réception.
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Copie
Duplication en un clicUn nouveau pays, une variante : partez d'un formulaire existant.
Chaque pièce validée ou refusée, avec son motif.
Photo d'identité floue, passeport expiré : vous refusez la pièce en précisant pourquoi, le client en dépose une nouvelle. Les pièces manquantes se réclament en un clic.
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Statut
Reçue, validée, refuséeL'état de chaque pièce, visible par vous et par le client.
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Relance
Pièces manquantes réclaméesLa demande passe « en attente de pièces » et le client est prévenu.
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Historique
Versions conservéesUne pièce remplacée reste consultable dans l'historique de la demande.
Une demande, un responsable. Jamais deux agents sur le même dossier.
Un agent prend la demande en charge, toute l'équipe le voit. S'il s'absente, il la relâche et un collègue la reprend là où elle en était.
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File
File de demandes partagéeFiltres par formulaire, par client et par statut, recherche par référence.
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Rôles
Administrateurs et agentsLes uns gèrent formulaires, clients et équipe, les autres traitent les demandes.
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Messages
Messagerie dans la demandeLes échanges avec le client restent rattachés au dossier, pas dans une boîte mail.
Dès que vos clients doivent vous envoyer un dossier.
Les agences de voyages déposent les demandes de leurs voyageurs, avec un formulaire par pays et par type de visa.
Bilans, liasses, justificatifs : chaque client dépose ses pièces de l'année sans les envoyer par e-mail.
Kbis, attestation de vigilance, assurance : les pièces exigées sont collectées et contrôlées au même endroit.
Dossiers de financement, d'assurance ou de location : la liste des pièces est claire avant le premier envoi.
Des documents sensibles, traités comme tels.
Un passeport ou un avis d'imposition n'a rien à faire dans une boîte mail. Avec Formaly, il est chiffré dès son dépôt, hébergé en France, et effacé quand vous n'en avez plus besoin.
Chaque pièce est chiffrée individuellement avant d'être écrite sur nos serveurs en France, chez OVHcloud.
Vous fixez la durée de conservation : les demandes clôturées sont effacées toutes seules, fichiers compris.
Un prix fixe, pas un prix par utilisateur
Invitez tous vos clients et toute votre équipe : la facture ne bouge pas.
Abonnement Formaly
Tout le logiciel de collecte de documents, sans option cachée.
HT · par établissement · facturé annuellement
- 5 Go de stockage inclus
- Utilisateurs illimités pour votre équipe
- Clients et collaborateurs clients illimités
- Formulaires et pièces justificatives illimités
- Portail client à votre nom de domaine
- Validation pièce par pièce et relances
- Prise en charge des demandes en équipe
- Messagerie et notifications par e-mail
- Fichiers chiffrés, hébergés en France
Stockage supplémentaire
Par pack de 5 Go, à ajouter quand votre volume grandit.
HT · par pack de 5 Go · facturé annuellement
- 5 Go de plus par pack
- Activé sans interruption de service
- Aucune limite de nombre de packs
- La purge automatique limite le besoin
S'ajoute à l'abonnement Formaly
5 Go représentent de l'ordre de 500 à 1 000 demandes de cinq pièces, selon le poids des fichiers.
Vous louez aussi des salles ou du matériel ? La gestion de salles s'ajoute au même compte.
Tarifs HT · Un abonnement par établissement
Questions fréquentes
Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Notre équipe est là pour vous aider.
Nous contacter
Mes clients doivent-ils créer un compte ?
Vous créez la fiche de chaque société cliente et invitez ses collaborateurs par e-mail : ils choisissent leur mot de passe et accèdent au portail. Si vous l'autorisez, un responsable côté client ajoute lui-même ses collègues, sans passer par vous.
Quels documents mes clients peuvent-ils déposer ?
Les fichiers PDF, JPG, PNG, WebP et HEIC (les photos prises avec un iPhone), jusqu'à 10 Mo par fichier. Pour un original qui doit vous parvenir par courrier ou en main propre, la pièce est marquée « à remettre » et vous la cochez à réception.
Que se passe-t-il quand une pièce est refusée ?
Vous indiquez le motif du refus, le client est prévenu par e-mail et dépose une nouvelle version depuis son portail. La demande passe « en attente de pièces » jusqu'au nouveau dépôt, et l'ancienne version reste dans l'historique.
Plusieurs personnes de mon équipe peuvent-elles traiter les demandes ?
Oui. Chaque demande est prise en charge par un membre de l'équipe, visible de tous : deux agents ne traitent jamais la même demande sans le savoir. Les administrateurs gèrent les formulaires, les clients et l'équipe, les agents traitent les demandes. Le nombre d'utilisateurs est illimité, sans surcoût.
Le portail peut-il être à notre nom ?
Oui. Le portail client s'affiche sur votre propre nom de domaine, par exemple demandes.votre-site.fr. Vos clients déposent leurs pièces chez vous, pas sur un site tiers. Nous configurons le domaine avec vous à la mise en route.
Combien de stockage est inclus ?
5 Go par établissement, soit de l'ordre de 500 à 1 000 demandes de cinq pièces selon le poids des fichiers. La purge automatique des demandes clôturées libère l'espace au fil de l'eau. Au-delà, chaque pack de 5 Go supplémentaires coûte 4,90 € HT par mois, facturé annuellement. Les prix sont toujours affichés par mois.
Combien de temps les documents sont-ils conservés ?
C'est vous qui décidez. Vous fixez une durée de conservation pour les demandes acceptées, une pour les demandes refusées et une pour les brouillons : passé ce délai, elles sont effacées automatiquement chaque nuit, fichiers compris. Un administrateur peut aussi effacer une demande à tout moment, sa référence restant comptée dans vos statistiques.
Modifier un formulaire change-t-il les demandes déjà reçues ?
Non. Chaque demande garde la version du formulaire avec laquelle elle a été déposée. Vous pouvez ajouter un champ, retirer une pièce ou supprimer un formulaire sans toucher aux demandes en cours.
Où sont hébergées les données ?
Exclusivement en France, chez OVHcloud (Gravelines). Aucun transfert hors UE. Chaque fichier déposé est chiffré individuellement avant d'être stocké, et les échanges passent en HTTPS. Sauvegardes incrémentales quotidiennes conservées 90 jours.
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Créez votre premier formulaire et invitez un client en quelques minutes. 14 jours gratuits, sans carte bancaire.
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